Reklamation eines Inkasso-Bescheids
Was ist zu beachten!
Vielleicht ist es dem ein oder anderen schon einmal passiert: Ein Inkasso-Mahnschreiben flattert ins Haus - und das, obwohl keine offene Forderung besteht. Oder etwa doch? Der Anruf beim Inkassounternehmen bringt nicht wirklich eine Lösung.
Das Callcenter des Dienstleisters verweist lediglich darauf, jegliche Anliegen schriftlich vorzutragen, selbst wenn es sich um ein Missverständnis handeln sollte. Doch warum diese unnötige Arbeit - reicht ein telefonischer Widerspruch etwa nicht aus?
Mündliche Reklamationen helfen nicht wirklich.
Gerade größere Inkassounternehmen können die Vielzahl von Reklamationen bei der Übernahme von Großaufträgen leider nur unzulänglich bearbeiten. Vorgeschaltete Callcenter nehmen ein Telefonat zwar entgegen, können eine Reklamation jedoch nicht aufnehmen. Im Standardfall wird auf eine Kommunikation der Beschwerde per E-Mail verwiesen. Eine Reaktion des Inkassobüros erfolgt allerdings selten. Vielmehr landet schon bald das nächste Inkasso-Mahnschreiben und damit die nächste Aufforderung zur Zahlung im Briefkasten. Versehen mit dem Hinweis der Entstehung weiterer Kosten bis hin zu gerichtlichen Mahnverfahren lässt dieses Schreiben eine eventuelle Reklamation völlig außer Acht. Offene Inkasso-Mahnschreiben werden zudem häufig an die Schufa oder InFoScore gemeldet.
Die Schufa-Einmeldung
Gerade die Einmeldung einer unbezahlten Forderung an die Schufa verursacht für den vermeintlichen Schuldner natürlich Stress. Es kann beispielsweise zur Kündigung von bestehenden Verträgen oder Krediten kommen, da die Hausbank von der Schufa über offene Inkasso-Forderungen informiert wird. Die Richtigkeit des vom Inkasso-Unternehmen gemeldeten Saldos wird von der Schufa dabei allerdings nicht noch einmal geprüft. Die rechtliche Grundlage dazu bildet der § 28a Bundesdatenschutzgesetz. Dort wird die Datenübermittlung an Auskunfteien geregelt. Demnach müssen mindestens zwei Mahnung versandt worden und zwischen der ersten Mahnung und der Einmaldung vier Wochen vergangen sein. Seriöse Inkasso-Unternehmen werden ihre Schuldner also wenigstens zwei Mal kontaktieren, ehe eine Einmeldung erfolgt.
Aber: Jede 2. Reklamation ist unberechtigt
Schätzungen von Branchenexperten gehen davon aus, dass jede zweite Reklamation nur zum Schein vorgetragen wird, um eine berechtigte Forderung nicht zu bezahlen. Inkasso-Unternehmen sind jedoch dazu verpflichtet, jeder Reklamation nachzugehen und dem vermeintlichen Schuldner eine Antwort zu liefern. Damit entstehen dann erhebliche Mehrkosten, um auch eindeutige Fälle noch einmal zu klären. Leider zeigt die Praxis, dass nicht alle Inkasso-Unternehmen diese Mehrarbeit ordnungsgemäß durchführen. Oft wird eine Reklamation mit einem einfachen Standardschreiben abgetan.
Mögliche Lösung
Viele Großkonzerne sparen beispielsweise an den Personalkosten der Debitorenbuchhaltung. Seit geraumer Zeit ist es ohnehin viel schwieriger geworden, geeignete Buchhalter/innen zu finden. Zahlungen werden bei vielen Firmen heutzutage voll automatisiert verbucht und dem jeweiligen Kundenkonto zugeordnet. Zahlungen ohne Angabe einer Kunden- und Rechnungsnummer werden vorerst auf ein Interimskonto verbucht. So ein Konto ist buchhalterisch nur ein Zwischenkonto, bis eine Zahlung eindeutig zugeordnet werden kann. Nicht selten stehen dort hunderte Buchungen pro Tag, die dann mühevoll manuell anhand des Namens des Auftraggeber der Überweisung umgebucht werden müssen.
Inkassounternehmen schlüpfen immer mehr in die Rolle eines Debitorenbuchhalters von Großkonzernen und dürfen somit auch Reklamationen bearbeiten. Soweit es technisch möglich ist, arbeiten geschulte Sachbearbeiter aus dem Inkassobüro direkt in der Buchhaltungssoftware ihres Auftraggebers und lösen solche Interimsbuchungen auf
Ein solcher Prozess ist für alle Beteiligten sehr effizient, jedoch derzeit im Mittelstand eher die Ausnahme - Leider!
Fazit - Was bedeutet das nun
Unberechtigten Forderungen sollte grundsätzlich immer erst einmal schriftlich widersprochen werden. Üblich ist es, dem Inkasso-Unternehmen eine Frist von 14 Tagen zu setzen. Während dieser Bearbeitungszeit der Reklamation sperren seriöse Inkassounternehmen die Einmeldung an Auskunfteien. Wir, von der Inkasso 24 AG, haben uns dies sogar bei mündlichen Reklamationen zum Ziel gesetzt.
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